Evitar posponer tareas es fundamental para mejorar la productividad

Excusas sobran para evitar trabajar en una tarea aburrida: ver televisión supuestamente para inspirarse, revisar Facebook un ratito, jugar sólo un solitario, tomarse un café antes de empezar o decir que se trabaja mejor bajo presión, no son más que justificaciones para ‘sacar la vuelta' y no hacer las labores que están pendientes.

En ocasiones, las personas no están conscientes de este auto-engaño  e incluso le otorgan una connotación positiva al pensar que  están realizando muchas tareas a la vez, cuando la verdad es que tienen tres o cuatro tareas esperando en el computador mientras envían mails personales y juegan online o se van a conversar con los colegas.

Procrastinar

El mayor problema de posponer las tareas son las consecuencias que esto tiene, ya que no sólo produce la demora en  la entrega de esas tareas, sino también la acumulación de las que vienen después, generando un círculo vicioso.

A esta costumbre de ‘sacar la vuelta'  se le llama procrastinar y de acuerdo al sitio Associated Content es difícil de detectar para alguien cuando siempre  ha acostumbrado hacer las cosas así, ya sea desde el colegio cuando hacía las tareas a última hora o en la universidad cuando su método de estudio era quedarse la noche anterior en vela tratando de memorizar la materia del semestre.

La procrastinación tiene su raíz principal en una pésima gestión del tiempo. Según el sitio Telegama.Com, quien tiene esta  costumbre suele sobrestimar el tiempo restante  para realizar una tarea o subestimar el tiempo necesario que implica llevarla a cabo, lo que se traduce en un desaprovechamiento de la jornada laboral y en una baja productividad del procrastinador.

Autoconfianza, depresión y perfeccionismo

Posponer la realización de tareas en pos de otras actividades menos relevantes pero más agradables puede tener varias causas. Una de ellas es un exceso de autoconfianza y una falsa sensación de autocontrol que lleva a calcular equivocadamente el tiempo que toma realizar una labor y por ende, a posponerla lo que finalmente se traduce en un trabajo realizado bajo presión, con mucha ansiedad y, de tener resultados positivos , es probable que la persona  reitere el mismo sistema a futuro.

Por otra parte, la depresión puede ser otra causa de procrastinación, ya que como resultado del estado de desmotivación que se encuentra la persona, el letargo interfiere con la realización de tareas y el trabajador sólo las realiza cuando ya no existe otra opción.

Curiosamente, ser perfeccionista también puede ser un motivo para procrastinar, ya que la persona pierde la motivación antes de comenzar una labor porque sabe que no podrá  llevarla a cabo del modo excelente que desearía , por lo que evita realizarla para evadir la frustración.

Hacerlo ahora

Existen algunas medidas simples  para evitar que la procrastinación interfiera con un buen desempeño laboral, como por ejemplo establecer bloques de tiempo para realizar actividades y poner un timer o la alarma del celular para saber cuando ese período está cercano a terminar.

El sitio estadounidense Get Rich Slowly  recomienda hacer las cosas apenas estas pasan  por la mente de la persona y de esa manera sacarlas de la lista de  temas pendientes del día inmediatamente. Modificar el entorno para evitar distracciones ya sea eliminando el desorden del escritorio, cambiándolo de posición, poniendo el celular en silencio o apagando la música, es otro de los métodos que esa página sugiere.

Por otra parte, evitar emprender muchas tareas a la vez es primordial, especialmente porque es probable que se inicien muchas pero que pocas de ellas -si es que alguna- se lleguen a terminar. Mejor es enfocar la atención en una labor hasta terminarla y posteriormente continuar con las demás.

Contrastar los valores versus las acciones personales, puede ser también una ayuda para vencer la procrastinación, ya que implica actuar de acuerdo al objetivo que se busca y alcanzarlo exitosamente . Si la finalidad es entregar el informe el viernes para no tener que trabajar el fin de semana, empezar a redactarlo desde el martes en vez de el jueves en la noche, entrega más posibilidades de alcanzar la meta .